CA.P1 Πολιτική Whistleblowing

Πολιτική Whistleblowing

1. Σκοπός
Η παρούσα Πολιτική και Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών [Whistleblowing Policy], εφεξής «Πολιτική», έχει συνταχθεί σύμφωνα με τον Ν. 4990/2022, που ενσωμάτωσε την οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 στην Ελληνική έννομη τάξη, όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει σήμερα.
Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι να θέσει το πλαίσιο ενός συστήματος εσωτερικής και εξωτερικής αναφοράς παραβιάσεων ενωσιακού δικαίου, η προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις και η οργάνωση της διαδικασίας υποβολής – παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών αυτών.
Η εταιρεία «ΥΓΕΙΑΣΗ Α.Ε.», εφεξής «Εταιρεία», δεσμεύεται στην εφαρμογή των ανωτέρω καθώς και στη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της Εθνικής και Ευρωπαϊκής Νομοθεσίας για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (GDPR).
2. Αντικείμενο αναφορών.
Οι αναφορές υποβάλλονται μόνον όταν υφίσταται ειλικρινής και εύλογη πεποίθηση πως έχει διαπραχθεί ή είναι πιθανό να διαπραχθεί αξιόποινη πράξη ή παράπτωμα που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του νόμου 4990/2022.
Ενδεικτικά παραδείγματα περιπτώσεων αναφοράς, είναι:
-Παραβάσεις της νομοθεσίας για τις δημόσιες συμβάσεις.
-Πράξεις που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο την ασφάλεια των μεταφορών
-Πράξεις που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο την προστασία από την ακτινοβολία και την πυρηνική ασφάλεια
-Πράξεις που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο την δημόσια υγεία
-Πράξεις που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο την προστασία των καταναλωτών
-Πράξεις που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο το περιβάλλον και τα ζώα
-Πλαστογραφία, παραβίαση εμπιστευτικότητας και προσωπικών δεδομένων.
-Χρηματοοικονομικές ατασθαλίες, παρατυπίες ή απάτες.
-Ενεργητική ή παθητική δωροδοκία.
-Νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και εμπορία επιρροής
-Παραβίαση νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό.
-Παραβάσεις σε θέματα λογιστικά και ελέγχου.
3. Γενικές Αρχές Διερεύνησης Αναφορών.
Η διερεύνηση των αναφορών διέπεται από τις εξής αρχές:
3.1 Της εμπιστευτικότητας και εχεμύθειας: Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του αναφέροντος, δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού που είναι αρμόδια να λαμβάνουν ή να παρακολουθούν τις αναφορές, εκτός αν συγκατατεθεί σχετικά ο αναφέρων, με την επιφύλαξη της παρ. 2 και 3 του Ν. 4990/2022. Οι αρμόδιοι διαχείρισης αναφορών σε καμία περίπτωση δεν αποκαλύπτουν αυτοβούλως περιπτώσεις αναφορών.
Της έλλειψης αντιποίνων και προστασίας των προσώπων που προβαίνουν σε αναφορά : Η Εταιρεία δεσμεύεται έναντι των προσώπων που προβαίνουν σε αναφορά ότι δεν θα λάβουν χώρα οποιασδήποτε μορφής αντίποινα σε βάρος τους, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης. Απαγορεύονται ενδεικτικά η παύση, η απόλυση ή άλλα ισοδύναμα μέτρα, ο υποβιβασμός, η παράλειψη ή στέρηση προαγωγής, η αφαίρεση καθηκόντων, η αλλαγή τόπου εργασίας, η μείωση μισθού, η μεταβολή του ωραρίου εργασίας κ.λπ.
Εξασφαλίζεται δωρεάν παροχή νομικών συμβουλών, αναφορικά με τις διαδικασίες και τα μέσα έννομης προστασίας έναντι των αντιποίνων, ενώπιον οποιασδήποτε αρχής, καθώς και δωρεάν νομική συνδρομή και δωρεάν παροχή ψυχολογικής υποστήριξης.
3.3 Της αντικειμενικότητας: Ο αρμόδιος διαχείρισης αναφορών ασκεί τα καθήκοντά του με επαγγελματισμό, δίνοντας τη δέουσα επιμέλεια που αρμόζει, χωρίς να επηρεάζεται η κρίση του από άλλους παράγοντες κατά την άσκηση των καθηκόντων του, έτσι ώστε να διερευνώνται αποτελεσματικώς όλα τα στοιχεία της εκάστοτε αναφοράς.

4. Πρόσωπα που δύναται να υποβάλλουν αναφορά.
Οι αναφορές μπορούν να γίνουν από πρόσωπα που αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο εργασιακό πλαίσιο, ήτοι από: τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, τα μέλη των επιτροπών της Εταιρείας, τα Διευθυντικά Στελέχη, το προσωπικό της Εταιρείας, ανεξάρτητα από το είδος της σύμβασης που τους συνδέει με την Εταιρεία, μετόχους, τρίτους-αντισυμβαλλόμενους της Εταιρείας, προμηθευτές, συμβούλους, πάσης φύσεως συνεργάτες στο πλαίσιο συμβάσεων έργου – ανεξάρτητων υπηρεσιών – έμμισθης εντολής, απασχολουμένους μέσω τρίτων-αντισυμβαλλόμενων της Εταιρείας, άτομα που παρακολουθούν κατάρτιση, πρόσωπα των οποίων η σχέση εργασίας έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο και πρόσωπα των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.
Επίσης δικαιούνται αναφορών, κατά περίπτωση, οι διαμεσολαβητές, τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων, και προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των αναφερόντων, ή για τις οποίες εργάζονται, ή με τις οποίες συνδέονται με άλλον τρόπο με εργασιακή σχέση.
Σε περίπτωση που πρόσωπο προβαίνει σε απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό [δημόσια αποκάλυψη] σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος, δικαιούται προστασίας εφόσον πληρούται μία από τις προϋποθέσεις του άρθρου 13 του Ν. 4990/2022.
5. Εταιρική οργάνωση υποβολής αναφορών.
5.1 Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών [στο εξής : Υ.Π.Π.Α] ορίζεται ο υπεύθυνος του λογιστηρίου, κ. Δημήτριος Λαμπρόπουλος.
5.2 Αναφορά υποβάλλεται :
– Με αυτοπρόσωπη συνάντηση με τον Υ.Π.Π.Α.
– Τηλεφωνικά στον Υ.Π.Π.Α. στο τηλέφωνο 210-8037955
– Μέσω email στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: d.lampropoulos@igiasi.gr
– Μέσω αλληλογραφίας στη Διεύθυνση: Λεωφόρος Πηγής αρ. 19, Μελίσσια Αττικής αρ. 19, Τ.Κ. 15127, Υπόψιν κ. Λαμπρόπουλου
Η οργάνωση, υποστήριξη και συντήρηση αυτών των διαύλων επικοινωνίας εξασφαλίζεται από τον Υ.Π.Π.Α., ο οποίος επίσης διασφαλίζει τη διατήρηση του απορρήτου της ταυτότητας του αναφέροντος και παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς τις οποίες κοινοποιεί σε εμφανές σημείο του εργασιακού χώρου.

6. Διαδικασία υποβολής αναφοράς – Αρμοδιότητες Υ.Π.Π.Α
Ο Υ.Π.Π.Α. θα επιβεβαιώσει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός επτά ημερών από την παραλαβή.
Ο Υ.Π.Π.Α. θα προβεί στις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς ή περατώνει τη διαδικασία με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον αναφέροντα ο οποίος, αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να επανυποβάλλει την αναφορά στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας.
Περαιτέρω ο ΥΠΠΑ :
Διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,
Παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,
Παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς,
Παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στην εταιρεία.
7. Προσωπικά Δεδομένα
Οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που γίνεται για τη παρούσα πολιτική, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής ή της διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τις αρμόδιες αρχές, πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της Οδηγίας 95/46/ΕΚ [Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων, Γ.Κ.Π.Δ. (L 119)] και τον ν. 4624/2019 (Α’ 137).
Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, που λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο της παρούσας, διενεργείται για την εκπλήρωση της υποχρέωσης καθιέρωσης διαύλων αναφορών και λήψης των αναγκαίων μέτρων για την παρακολούθησή τους. Επιτρέπεται η διαβίβαση στις αρμόδιες εποπτικές και ανακριτικές αρχές των πληροφοριών που διαλαμβάνονται στις αναφορές, οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά μέσα σε διοικητικές, αστικές και ποινικές έρευνες και διαδικασίες.
Ο υπεύθυνος επεξεργασίας λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ώστε, κατά την υποβολή και την παρακολούθηση των αναφορών, να συλλέγονται τα απαραιτήτως αναγκαία και πρόσφορα για την επίτευξη των σκοπών του παρόντος δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία προφανώς δεν σχετίζονται με τον χειρισμό συγκεκριμένης αναφοράς, ή είναι υπερβολικά, δεν συλλέγονται, ή αν έχουν συλλεγεί τυχαία διαγράφονται αμελλητί.
O υπεύθυνος επεξεργασίας κατά παρέκκλιση της περ. Α’ της παρ. 1 του άρθρου 5, των άρθρων 12 και 13, των παρ. 1 έως 4 του άρθρου 14 και του άρθρου 34 του Γ.Κ.Π.Δ. δεν παρέχει σχετική ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στον αναφερόμενο και σε κάθε τρίτο πρόσωπο υπό την ιδιότητά του ως υποκειμένου των δεδομένων που κατονομάζεται στην αναφορά ή τα προσωπικά δεδομένα που προέκυψαν από μέτρα παρακολούθησης και ιδίως για την πηγή προέλευσης κατά την περ. στ’ της παρ. 2 του άρθρου 14 του Γ.Κ.Π.Δ., κατ’ εφαρμογή της παρ. 5 του άρθρου 14 του Γ.Κ.Π.Δ., σε συνδυασμό με το άρθρο 23 του Γ.Κ.Π.Δ., για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται και εφόσον κριθεί αναγκαίο για τον σκοπό της πρόληψης και της αντιμετώπισης προσπαθειών παρεμπόδισης της αναφοράς, παρακώλυσης, ματαίωσης ή καθυστέρησης των μέτρων παρακολούθησης, ιδίως όσον αφορά στις έρευνες, ή προσπαθειών ταυτοποίησης των αναφερόντων, καθώς και για την προστασία τους έναντι αντιποίνων.
Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δύναται να μην ικανοποιήσει τα δικαιώματα που παρέχονται από τα άρθρα 15 έως 22 του Γ.Κ.Π.Δ., όταν ασκούνται από τα αναφερόμενα και τρίτα πρόσωπα που κατονομάζονται στην αναφορά, ή προέκυψαν από μέτρα παρακολούθησης σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 5.
Στις περιπτώσεις περιορισμού των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων που προβλέπονται, ο υπεύθυνος επεξεργασίας λαμβάνει όλα τα αναγκαία τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών των προσώπων. Όταν ο υπεύθυνος επεξεργασίας αρνείται την ικανοποίηση των δικαιωμάτων, χωρίς να ενημερώσει σχετικά με τον λόγο του περιορισμού, το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να υποβάλλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα [Α.Π.Δ.Π.Χ.], η οποία μπορεί να ερευνήσει τη συνδρομή των προϋποθέσεων του περιορισμού των δικαιωμάτων και να ενημερώσει σχετικά το υποκείμενο, εφόσον η ενημέρωση αυτή δεν είναι επιζήμια για την εκπλήρωση των σκοπών αυτών.
Ο υπεύθυνος επεξεργασίας, σε περίπτωση παραβίασης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, δεν προβαίνει σε ανακοίνωσή της κατά την παρ. 1 του άρθρου 34 του Γ.Κ.Π.Δ. προς το υποκείμενο των δεδομένων, εφόσον η ανακοίνωση αυτή μπορεί να αποβεί επιζήμια για τους επιδιωκόμενους σκοπούς του παρόντος και ενημερώνει σχετικά την Α.Π.Δ.Π.Χ., η οποία μπορεί, αφού ερευνήσει τη συνδρομή των λόγων που επικαλείται, να ζητήσει τη διενέργεια της ανακοίνωσης, εφόσον κρίνει ότι δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις για την παράλειψη της ανακοίνωσης.
8. Τήρηση αρχείου
Ο Υ.Π.Π.Α τηρεί αρχεία για κάθε αναφορά που παραλαμβάνει, σύμφωνα με τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας. Οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από την παρούσα, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.
Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων, επιτρέπεται η καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί. Ο Υ.Π.Π.Α έχει το δικαίωμα να τεκμηριώσει την προφορική υποβολή αναφοράς είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας, που συντάσσεται από τα μέλη του προσωπικού τα οποία είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό της αναφοράς, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τη μεταγραφή της συνομιλίας, υπογράφοντάς την.
Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων χωρίς καταγραφή της συνομιλίας, ο Υ.Π.Π.Α έχει το δικαίωμα να τεκμηριώσει την προφορική υποβολή αναφοράς με τη μορφή επακριβών πρακτικών της συνομιλίας, τα οποία συντάσσονται από το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τον χειρισμό της αναφοράς, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.
Όταν ένα πρόσωπο ζητήσει συνάντηση με τον Υ.Π.Π.Α για να υποβάλει αναφορά με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, τηρούνται πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με ακριβή πρακτικά της συνάντησης, που συντάσσονται από τα μέλη του προσωπικού τα οποία είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό της αναφοράς, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνάντησης, υπογράφοντάς τα.
Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής των πρακτικών που προβλέπονται γίνεται σχετική μνεία από τον συντάκτη του πρακτικού.